En matière de déclaration sociale, une entreprise doit respecter plusieurs obligations. Ainsi, selon un rythme mensuel, trimestriel ou annuel, des déclarations de la part de cette dernière sont imposées afin de fournir des informations au sujet des salariés à l’Administration. Par ailleurs, selon la survenance de certains événements, l’entreprise peut être amener à effectuer des déclarations ponctuelles. À partir des déclarations sociales faites par l’entreprise, le taux des cotisations applicables et les droits des salariés vont être déterminés par les organismes fiscaux et sociaux.
Quelles sont les déclarations à l’embauche d’un salarié ?
Une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être réalisée par l’employeur lorsqu’il décide de recruter un travailleur. Pour chaque salarié que l’entreprise veut engager, La DPAE constitue une procédure de déclaration sociale nominative et systématique. Informer la Mutualité Sociale Agricole (MSA pour les professions agricoles) ou l’Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF) pour les autres constitue l’objectif principal de cette déclaration. Bien évidemment, cette démarche reste la responsabilité de l’employeur. Dans les 8 jours précédant le début du contrat de travail de l’employé, cette déclaration sociale doit être communiquée à la MSA ou à l’URSSAF.
L’inscription du travailleur à la caisse primaire d’assurance-maladie, l’enregistrement de l’employeur au régime général de protection sociale, la souscription à un service de santé au travail, la demande d’adhésion au régime d’assurance-chômage ainsi que la demande d’examen médical d’embauche constituent les raisons de faire une DPAE. Par ailleurs, la date et l’heure de l'embauche, la nature et la durée du contrat ainsi que les divers renseignements sur le salarié et la dénomination sociale de l’entreprise sont à fournir sur cette formalité déclarative.
Par contre, le chèque emploi-service universel (Cesu déclaratif) est réservé aux particuliers employeurs. Les particuliers n’ont plus à effectuer une déclaration d’embauche car elle est substituée par la déclaration Cesu. De ce fait, il peut jouir du crédit d’impôt lié à l’emploi d’un salarié à domicile.
Quelles sont les déclarations mensuelles et trimestrielles ?
La déclaration des salaires et le paiement des cotisations sont possibles grâce à la déclaration sociale nominative (DSN). Le périmètre de la DSN concerne toutes les entreprises qui embauchent des travailleurs dans le secteur privé du régime agricole et du régime général de sécurité sociale. Toutes les entreprises sont tenues de remplir cette déclaration principale. De plus, la majorité des déclarations sociales comme la déclaration des indemnités journalières (DSIJ) et l’attestation employeur (AE) destiné à Pôle Emploi, sont remplacées et simplifiées par la DSN. Par ailleurs, à partir des données relatives à la paie, la transmission est automatisée. Les déclarations doivent se faire durant le mois suivant la période d’emploi rémunérée avec au plus tard le 5 du mois s’il y a 50 salariés et le 15 du mois dans les autres cas. Selon l’effectif transmis lors de la dernière déclaration de l’entreprise, des pénalités de retard sont appliquées en cas de déclaration tardive.
D’autre part, la déclaration de la prestation de travail d’un intermittent du spectacle s’effectue à travers une attestation employeur mensuelle (AEM). La déclaration doit se faire avant le 15 du mois suivant le versement de la rémunération. Afin de déclarer les rémunérations versées, il faut à chaque trimestre effectuer une déclaration des rémunérations des voyageurs représentant placier ou VRP multicartes. La taxe sur le salaire est calculée à partir des rémunérations versées au cours de l’année. Puis, en fonction du montant payé l’année précédente sera déterminé sa périodicité qui peut être soit annuelle, soit trimestrielle voire même mensuelle.
Quelles sont les déclarations annuelles ?
Concernant les travailleurs non-salariés d’une entreprise, les obligations de déclaration sociale ont généralement à une périodicité annuelle. Par ailleurs, les déclarations sont également annuelles pour la déclaration de revenus professionnels et pour les déclarations sociales des indépendants. Les commerçants, les artisans, libéraux et industriels constituent ceux qui sont concernés par la déclaration sociale des indépendants (DSI) pour les salariés non agricoles. Certaines professions libérales et les non-salariés agricoles sont concernés par la déclaration de revenus professionnels (DRP).
Pour financer les formations technologiques et professionnelles, tout employeur doit verser la taxe d’apprentissage et effectuer une déclaration. Avant le 1er mars de chaque année, son paiement doit être effectué via la DSN. L’échéance se trouve avant le 1er mars de chaque année pour la déclaration de la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance. En fin d’année, la récapitulation des rémunérations brutes de chaque salarié, sur lesquelles sont acquittées les cotisations salariales et patronales ainsi que la taxe d’apprentissage, doit figurer dans la déclaration annuelle des données sociales (DADS-U). Elle s’effectue avant le 31 janvier de l’année N+1 pour les données de l’année N.
Quelles sont les déclarations ponctuelles ?
La demande de remboursement intempéries et la déclaration d’arrêt de travail figurent parmi les déclarations sociales à faire ponctuellement par l’entreprise. Cette déclaration permet le remboursement partiel des indemnisations octroyées aux employés en cas d’arrêt de travail ou de chômage partiel à cause des intempéries. Elle se fait dans le mois qui suit la reprise du chantier. L’accident de travail ou de trajet d’un salarié doit être signalé à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) et ce à travers une déclaration d’accident du travail. Elle se fait dans les 48 heures suivant l’accident. Une attestation employeur doit être remise au salarié au moment du terme de contrat ou en cas de rupture de ce dernier. Une copie doit également être transmise à Pôle emploi. Permettre au travailleur de faire valoir ses droits aux allocations de chômage constitue l’objectif de cette attestation.