Faire appel aux prestations d’une agence événementielle à Lyon

Une agence événementielle est un prestataire de service chargée de concevoir, promouvoir, organiser et gérer un événementiel. En effet, l’événementiel désigne un fait marquant, invitant du public bien défini au préalable, à but lucratif ou non, réalisé conformément aux objectifs poursuivis par le client. Les objectifs en question peuvent consister en du recrutement de personnel ou au renforcement de la cohésion d’équipe ou a la motivation du personnel ou renforcement du réseautage ou à la facilitation de l’espace d’échange de connaissances ou pour le partage d’information ou encore pour la publication ou l’officialisation d’une étape essentielle dans votre vie. Sur ce, il est vivement conseillé de bien choisir votre agence événementielle pour mieux transmettre vos messages spécifiques.

Profil d’un bon prestataire spécialisé en événementiel !

La réussite de l’organisation d’un événementiel à Lyon dépend de plusieurs facteurs définis dans le cadre du contrat de prestation de service entre vous et votre agence événementielle comme prestataire.

Pour commencer, cela tient compte de ses capacités, compétences, expertises et qualités personnelles. En effet, elle doit avoir suivi une formation universitaire (initiale ou continue) spécialisée événementiel ou communication pour pouvoir maîtriser les différentes bases du secteur. Ensuite, votre Agence événementielle Lyon doit également faire preuve d’une expérience probante. D'ailleurs, c’est un métier qui s’apprend régulièrement que ce soit à l’occasion d’un stage ou de la prise de poste de responsable ou encore d’un travail au poste d’assistant. Puis, il doit également doter de certaines qualités inhérentes. Notamment : l’esprit d’équipe, la capacité d’adaptation, l’aisance relationnelle, la créativité, la discrétion, la négociation, la réactivité, la disponibilité ou encore la gestion du stress face aux clients soucieux des moindres détails.

Enfin, techniquement, l’organisation d’un événementiel doit suivre certaines démarches essentielles. A savoir :

• la détermination de vos objectifs (assemblée générale, événement digital, convention, salon, séminaire, recueil de fonds, partage de connaissances, célébration officielle ou officieuse, événement religieux ou autre) ;
• la définition du format de l’événement (tel que : la durée, le son, le timing, le concept, la salle, la restauration, etc.) ;
• l’étude de la planification implique la définition des différentes tâches à accomplir avant-pendant-après événement, la promotion de l’événement, la définition du contenu, le budget de prévision en cas de défaut de fonctionnement de certains équipements dans le lieu de l’événement ainsi que la prévision du logistique ;
• la définition du devis nécessaires pour couvrir les dépenses relatives à l’habillement, l’inscription des convives, les activités ludiques, les collations, les musiques background, le tarif de la prestation, la location de la salle de l’événement… ;
• la répartition des responsabilités par zone ;
• l’impression et copie du programme durant l’événementiel, liste des convives avec coordonnées exactes ;
• la sollicitation des feedbacks émanant de chaque invité après l’événementiel à travers un formulaire ou véhiculés dans les réseaux et médias sociaux.

Pour en savoir davantage, consultez ce site.

Différence avec la communication événementielle

La communication événementielle se ressemble à l’événementiel de par ses objectifs qui étant la communication. C’est en effet un outil de communication permettant de véhiculer un message à la fois spécifique, authentique, marquant et original. Autrement dit, la communication événementielle fait partie intégrante de l’événementiel et de la raison d’être de l’agence événementielle. Toutefois, par rapport aux autres formes de communication, la communication événementielle n’est pas basée sur le média. Celle-ci permet de faire des échanges bilatéraux entre les participants et les organisateurs. Qui plus est, celle-ci se caractérise par son aspect pluri-sensoriel, le caractère passager et ponctuel.

En revanche, l’agence événementielle est un prestataire de service spécialisé dans le cadre de l’organisation des événements. En effet, elle prend en charge la conception, la gestion, la promotion et l’organisation des événements répondant aux objectifs poursuivis par l’entreprise ou le client. Pour ce faire, ladite agence doit être équipée de professionnels (chef de projet, directeur de clientèle, responsable de projet, directeur de production, etc.) occupant chacune différentes fonctions.

Différents types d’événementiel à Lyon !

Il existe en fait différents événements qui pouvant être réalisés à Lyon en faisant appel à de véritable agence événementielle pour plus de professionnalisme. En général, on peut les regrouper en 2 grandes catégories : l’événement officieux et l’événement officiel.

• Team building : est une technique et activité (interactive, physique ou numérique) permettant de renforcer des lieux sociaux ou cordiaux à organiser par un spécialiste.
• Conférence : est une réunion permet de faire des échanges, circuler des informations ou encore pour présenter de nouvelles idées sur une thématique ou sur un sujet ;
• Salon professionnel :
• Séminaire (de motivation ou d’intégration ou autre) : est une réunion de travail proche du concept de la conférence mais réalisée à des fins d’enseignement
• Congrès : est une forme de réunion d’envergure internationale permettant de rassembler différents experts ou personnalités internationaux pour débattre sur un sujet ou une thématique ;
• Incentive : est une activité professionnelle réalisée dans le même objectif que le team building mais se diffère dans sa forme. En effet, celle-ci se déroule sur plusieurs jours et doit prévoir différentes animations, des traiteurs et de l’hébergement ;
• Lancement de produit : est une activité à l’interne conçue pour la promotion d’un nouveau produit et service ;
• Exposition (artistique, itinérante, de groupe, permanente, à thème, temporaire, etc.) : facilite le dialogue, le partage d’information autour d’un thème ;
• Soirée d’entreprise : est un événement permettant de rassembler les collaborateurs et booster la motivation des équipes ;
• Salon professionnel : est un événement servant à la promotion d’un secteur d’activité ou d’une activité professionnelle spécifique. Celui-ci nécessite un budget important et la réunion de différents professionnels ou d’un max de public cible ;
• Événement religieux (baptême, communion, confirmation, mariage religieux, fête de noël, etc.) : peut également être pris en charge par une agence événementielle pour plus d’efficacité ;

Avantages de faire appel aux prestations d’une agence événementielle à Lyon !

Désormais, vous pouvez le contacter directement en ligne pour trouver rapidement et efficacement votre prestataire idéal spécialisé en événementiel. Ensuite, vous serez libérer de la lourde tâche de prendre en main la conception, la gestion, l’organisation ainsi que la promotion de votre événementiel. Sachez aussi que cette prestation est un véritable art et passion mais qui requiert de l’expérience, de la formation, des qualités inhérentes, de l’expérience et d’un savoir-faire suffisant. Puis, il faut disposer de moyen humain et matériel (éclairage, sonorisation, décoration, logistique, etc.) suffisant qui travaille ensemble…

Conseil pour lui faire appel !

Veuillez toujours utiliser la technique de la bouche à oreille pour mieux s’engager avec de véritable agence événementielle lyonnaise. Ensuite, veuillez bien observer : sa réputation, sa notoriété, les conditions générales de prestation (tarif, etc.), les différentes formes d’intervention (intégrale ou en partie), les différentes missions (conception, gestion, promotion, organisation de l’événement, etc.), la disponibilité, la qualité des équipes de travail, les mentions légales, les moyens humains et matériels déployés, le plan du site…

Puis, vous devez également lui faire part de : votre objectif à atteindre, votre message à faire circuler, le nombre des participants et organisateurs, la durée d’intervention du prestataire, le profil de chaque intervenant (famille, collaborateur, voisin, professionnel, personnalité publique ou privée, etc.) à l’événementiel, le type de l’événement (officiel ou officieux, amical ou cordial, civil ou religieux, etc.), la date et lieu de l’événementiel, le thème…